Ez a dokumentum egy előző változata!


Sudoku Pro

Alapvető adatok rögzítése az első használat előtt

Kezdeti beállítások A Sudoku használatának megkezdése előtt fel rögzítenünk kell az alapvető adatokat. Ilyen pl. a szállító neve és címe (ez szerepel majd eldóként a számlákon). Az első használat megkezdése előtt tehát lépjünk a [SZERVIZ] főmenü [Szállító] almenü pontjára. A bal mezőben az alábbi beállításokkal találkozhatunk.

A kitöltendő adatok fentről lefelé haladva:

Szállító neve ez a név szerepel majd a számlákon számlakibocsátóként és ez lesz a kimenő e-mailek feladója is, amiben a számlákat küldjük Ir.szám/cím A számlákon a számlakibocsátó alatt megjelenő cím. E-mail Az e-mail cím, amiről a kimenő emaileket küldi a rendszer. Ezt az e-mail címet látják majd az ügyfelek feladó email címként. Érdemes létező, olvasott email címet megadni, hogy ha az ügyfelek esetleg válaszolnak rá, akkor ne vesszen el az üzenet. Adószám/EU adószám Adószám, és EU adószám. Az EU adószám csak uniós számlázásnél fontos. Ismétlődő felszólítás ezen a napon küldi a rendszer az ismétlődő fizetési felszólításokat. Posta költség ennyit fog a rendszer költségként felszámolni a számlák postai kézbesítésért. Nettó ár. Számla szövege az ide írt szöveg minden számlán megjelenik a tételek alatt. Feltöltött logó a feltöltött kis képet fogja a rendszer használni a számlán a fejlécben. Legfeljebb 200x150px-es, max 100kb-os jpg formátumú képet töltsön fel. Alap. számla előtag Ezt a legfeljebb 6 karaktert tartalmazó kis előtétet teszi majd a rendszer a számlaszámok elé. Számot, betűket és „-” „_” „+” írásjeleket tartalmazhat. Telefonszám A számlakibocsátó telefonszáma. Számlaküldéskor titkos másolat a rendszer minden egyes kiküldött számlából (titkos másolatként) erre az email címre is küld egy példányt. Ügyfél adószám megjelenítés Ha bekapcsoljuk, a kimenő számlákon mindig megjeleníti a vevő adószámát, egyébként csak 2 000 000 Ft számlaérték felett. Uniós számlázásnál célszerű bekapcsolni. Alapértelmezett fizetési határidő Ennyi nap lesz az alapértelmezett fizetési határidő. Deviza számlák Itt vezethetjük fel a devizautaláshoz kapcsolódó számlaszámo(ka)t. Pl. ha eltérő számlaszámot szeretnénk feltüntetni az € számlákhoz (amire a vevő devizát utal), azt itt tehetjük meg. A kis jelre kattintva a felbukkanó ablakban meg kell adni a devizanemet, számlaszámot és a Bank SWIFT (BIC) kódját, majd kattintsunk a Mentés gombra. Díjbekérő szövege Itt adhatjuk meg - a számlákhoz hasonlóan - a díjbekérőkön szereplő szöveget. Ez minden kimenő díjbekérő alján, a tételek alatt lesz olvasható. Ne felejtsük el menteni a módosításokat.

Következő lépésben a [SZERVIZ] főmenü [Számlatömbök] almenüpontjában rögzítsünk számlatípusonként legalább egy számlatömböt. A számla előtagon szabadon megválaszthatjuk, te legfeljebb 6 karakter lehet, betű vagy szám, illetve kötőjel. Évként a tárgyévet célszerű beírni, devizaként elsőként a Forintot vegyük fel. Amennyiben tervezzük devizaszámlák kiállítását, itt vehetübk fel idegen devizanemmel számlatömböt.

A [SZERVIZ] főmenü [E-mail szövege módosítása] menüpontban adhatjuk meg, hogy a kimenő e-maileknek mi legyen a tartalma. A bal oldalon % jelek között olyan helyettesítő kifejezéseket találunk, amelyeket ha beillesztünk a levél tartalmába, a rendszer küldéskor kicseréli a valódi tartalomra. Pl. ha beillesztjük első sornak: „Tisztelt %UGYFELNEV%!”, akkor a rendszer a levél küldésekor az %UGYFELNEV% kifejezést kicseréli az ügyfél (vevő) valódi nevére.

A [SZERVIZ] főmenü [Beállítások] almenüpontjának bal felső ablakában vehetünk fel és távolíthatunk el felhasználókat. A jobb felső ablakban vegyünk fel minden olyan ÁFA kulcsot, amivel számlázni akarunk (a 0%-ot is, ha lesz ilyen!). A jobb alsó ablakban rögzíthetjük azokat a mértékegységeket, amiket használni akarunk a számlázáshoz.

A kényelmes használathoz célszerű a [Törzsadatok] főmenü almenüiben lévő [Ügyfelek] és [Termékek] törzs feltöltése a használat megkezdése előtt, de ez nem feltétele a Sudoku használatának.

Ügyfelek törzs feltöltése Az [Ügyfelek] menüpontban a bal oldali lista legfelső során állva a kurzorral felvihetünk új ügyfelet. Az adatok értelemszerűek. Az e-mail cím lesz az az e-mail cím, amire az ügyfél a számlákat kapja majd. Megadhatunk egy másodlagos e-mail címet is, ahova másolatban vagy titkos másolatban a rendszer minden kiállított számlát megküld. Az ÁFA felszámítását csak akkor kapcsoljuk ki, ha az ügyfélnek 0% ÁFÁ-val kívánunk számlázni (pl. unión belüli partner), vagy egyéb okból ÁFA nélküli számlát állítunk ki. Ha a postai feladást bekapcsoljuk, akkor minden kiállított számlához hozzáteszi a rendszer a beállított postai küldés díját (erre majd szürni is tudunk később). Ha a késedelmi kamat számítás be van kapcsolva, akkor a rendszer évi 12% kamatot számol a késedelmes napok számára vetítve. A „Lejárat napi email” bekapcsolása azt eredményezi, hogy az ügyfél kap egy emlékeztető emailt a számla lejáratának napján tetszőlegesen beállított szöveggel. Az itt beállított kedvezmény az ügyfél minden vásárlására értendő. A felszólító emailt bekapcsolva az ügyfél a hét egy kijelölt napján mindaddig fizetési felszólító emaileket kap, ameddig a számlát ki nem egyenlíti. Ha az alatta lévő SMS küldést is bekapcsoljuk, akkor ezzel egyidejűleg SMS felszólításra is van lehetőség (az SMS küldése extra költséggel járhat!).

Termék törzs feltöltése A [Termékek] almenüpontban rögzíthetjük a gyakran számlázott termékek paramétereit. Az alső „Hozzáadás” gomb segítségével rögzíthetünk új terméket. A felbukkanó ablakban az adatok kitöltése értelemszerű. Ha egy terméket idegen nyelvű számlán idegen nyelven szeretnénk feltüntetni, akkor már itt érdemes idegen nyelven, a devizát kijelölve rögzíteni. (Adott nyelvű számlához a rendszer csak a kapcsolódó nyelvű termékeket kínálja fel, azaz ha elkezdünk egy € számlát írni, ahjoz csak az €-hoz rögzített terméketek fogja a megnevezés beírásakor felkínálni.) A ikonra kattintva megnézhetjük, hogy az adott terméket kis vásárolják ismétlődő tételként. A már rögzített termék szerkesztéséhez van kattintsunk duplán a sorra, vagy kattintsunk a ikonra.

Egyszerű számla kiállítása

A Sudoku Pro-ban három féle számlatípust generálhatunk: „Termék számla (TE)”, ez a legáltalánosabb számlatípus, eseti számlázáskor is ezt használjuk. Létezik még „SZU” és „SZE” jelzésű számla is, ezeket a rendszer ismétlődő számlaként generálja. A rendszer az utóbbi két számlatípusnál figyelembe veszi a folyamatos szolgáltatásra vonatkozó törvényi szabályozást, azaz az ÁFA tv szerinti és a Számviteli tv szerinti eltérő teljesítés rögzítését. A jelölés egyébként csupán annyiban különbözik, hogy „Számlázás Utólag” és „Számlázás Előre”.

Számla kiállításához tehát menjünk a [Számlák] főmenü pont [Új számla] almenü pontjára. Először töltsük ki a fejlécet (vevő neve, dátumok, fizetési mód, deviza és nyelv). Ha idegen nyelvet adunk meg, akkor a számla kétnyelvű lesz: magyar, és a választott idegen nyelv. A számlaszám mező egyelőre üresen marad, a számlaszámot a rendszer a számla lezárásakor automatikusan generálja. Ha ezzel végeztünk, kattintsunk a „Számla nyitása és a tételek felvitelének megkezdése” gombra. Ekkor előjön a tételek felvezetéséhez szükséges form. Ha meggondoltuk maginkat és mégsem szeretnénk számlázni, a bal alsó sarokban lévő „Számla törlése” gombbal törölhetjük a félkész számlát ezzel megszakítjuk a számlakészítés folyamatát. A megnevezés mezőbe kezdjük el írni a felvezetni kívánt tétel nevét, erre (ha van ilyen tétel a ciktörzsben) az első pár karakter beírása után felkínálja a tételt. Ha ezt szeretnénk felvezetni, kattintsunk rá, és ezzel kitöltöttük az egész sort. Természetesen ha az egységár más, átírhatjuk. Ha olyan terméket vezetünk fel ami még nem szerepelt eddig a cikktörzsben, a rendszer felkínálja, hogy elmenti oda a tételt. Ha szeretnénk menteni, adjuk meg a csoportot és az egységárat, majd mentsük el.

Ha befejeztük a tételek felvezetését, akkor kattintsunk a bal alső sarokban lévő „Számla előnézet” gombra, így meg tudjuk nézni a készülő számlánk előnézeti képét. Ha mindent rendben találtunk, kattintsunk a mellette lévő „Számla lezárása” gombra, ezzel befejeztük a számla elkészítését. A számla elkészülte után a számlát egy gombnyomással kiküldhetjük az ügyfelünk email címére, vagy letölthetjük postai vagy személyes kézbesítéshez. A számla fejjléc sorában láthatjuk, hogy számlatípusonként van-e nyitott számla. Ha az egyik típust lezártuk, a nyitott típusok (ha vannak) természetesen nyitva maradnak, tehát csak azt a számlát zárjuk le ígym amelyiket kiválasztottuk.

Ismétlődő tételek beállítása és számlázása

A Sudoku Pro képes rendszeresen (havonta, negyedévente és évente) ismétlődő tételek automatikus számlázására. Az ismétlődő tételek felvezetéséhez menjünk a [Törzsadatok] főmenü [Ügyfelek] almenü pontjára, és a bal oldali listában (ahol a már rögzített partnereink sorakoznak) kattintsunk arra az ügyfélre, akihez ismétlődő tételt szeretnénk rögzíteni. Az ügyfél adati alatt megjelenik három gomb: Havi, Negyedéves és Éves felirattal. Az időintervallum kiválasztása után a megjelenő megnevezés mezőbe az első karaktereket beírva a számlázáskor már megismert módon felkínálja nekünk azokat a tételeket, amiket a Termék törzsben szolgáltatásként rögzítettünk. Kiválasztva kitölti a sor minden mezőjét. A „Fizetési rendszer” legördülő menü segítségével választhatjuk ki, hogy előre, vagy utólag fizetős szolgáltatásról van-e szó. (Itt szolgáltatásként rögzíthetünk terméket is, de mivel ismétlődő díjas ritkábban termék mint szolgáltatás, ezért itt a jövőben csak mint szolgáltatást emlegetjük. Természetesen nincs akadálya annak, hogy ismétlődő tételként valamilyen termék ismétlődő eladását állítsuk be.) Az első számlázás kapcsoló azt határozza meg, hogy a termék rögzítésekor hogyan számolja fel a költségeket. Alább láthatunk egy táblázatot ezzel kapcsolatban a könnyebb megértés végett. A példában január 15-én rögzítettük egy 10.000,- Ft / hó ismétlődő tételt. A cellákban láthatjuk, hogy milyen összeg szerepel az adott időpontban a vevő számláján.

Példa! Fizetési rendszer kapcs. A tétel rögzítésekor az „Első számlázás” kapcsoló Számlázás indítása Nem fizet a hónapért Tört hónapot fizet Egész hónapot fizet Január 15. (rögz. után azonnal) Előre fizetős 0,- 5.000,- 10.000,- Utólag fizetős 0,- 0,- 0,- Február 1. Előre fizetős 10.000,- 10.000,- ∗ 10.000,- ∗∗ Utólag fizetős 0,- 5.000,- 10.000,- Március 1. Előre fizetős 10.000,- 10.000,- 10.000,- Utólag fizetős 10.000,- 10.000,- 10.000,- ∗ Ha a rögzítés után azonnal nem számláztuk ki, akkor 15.000,-

∗∗ Ha a rögzítés után azonnal nem számláztuk ki, akkor 20.000,-

Az ismétlődő tételeket a rendszer nem automatikusan vezeti fel az ügyfelek számlájára, hanem a [Számlák]/[Csoportos számlázás] menüpontban található „Számlák készítése ismétlődő tételekből” gomb megnyomásakor. Ilyenkor természetesen még nem kerül kiküldésre a számla, csupán nyitottunk egy számlát az ügyfélnek (ha még nem volt nyitva neki) és felvezettük az ismétlődő tétel(eke)t. Ugyanitt a gomb fölött láthatjuk azt is, hogy van-e kiszámlázandó tétel. Ugyanebben a menüpontban a bal oldali listában megtekinthetők a az eddig felvezett tételek ügyfelenként, azaz ha most indítanánk csoportos számlázást az ügyfelek ezeket a számokat találnának a számláikon. Ha a bal oldalon a listában kivesszük a pipát valamelyik ügyfélnél, akkor ő nem kap számlát (természetesen a tételek ott maradnak neki). A oszlopban található pipák azt jelentik, hogy postaköltség kerül felszámításra. Ha kivesszük a pipát, a postaköltség nem kerül fel tételként a számlára. A kötegelt számlázás indítása a bal oldali „Számlázás indítása” gomb segítségével történik. Megnyomása után a rendszer bekérhet deviza árfolyamkot azokhoz a devizaszámlákhoz, ahol nem adtunk meg ilyet (az ÁFA forintosításához kell). Ha minden rendben van, akkor a folyamatjelzőn láthatjuk a számlaküldések folyamatát. Ebben a folyamatban - ellentétben az egyszerű számlázással - az ügyfél minden típusú számláját lezárja a rendszer és kiküldi.

Elkészült számlák kezelése

Az elkészült számlákat a [Számlák]/[Számlák] menüpontban tekinthetők meg. Itt kereshetünk számlaszámra, vevőre, időintervallumra, és leszűrhetjük a postai feladűsúakat is. A szűrés a gomra kattinva indul. A kapott listát a mellette lévő három ikon segítségével három különböző formátumban le is tudjuk tölteni: . A ikonra kattintva a (leszűrt) listában található számlákat egy zip állományba tömörítve le tudjuk tölteni. Ha a kiegyenlítetlen számlákra szűrünk, akkor a keresés nem veszi figyelembe a dátumot (hogy ne kerülje el a figyelmünket egy vagy több kiegyenlítetlen számla). A különálló számlák külön sorban vannak. A vevő neve előtti ikonra kattintva megtekinthető a számla. Az SZO jelszésű számlaszámok ikonnal azt jelölik, hogy egy dokumentum tartalmaz egy számlamellékletet és egy vagy több számlát. Ilyenkor a sorra kattintva a sor kinyílik, és itt láthatjuk az dokumentum által tartalmazott számlákat. A Számlamelléklet szerepe csupán annyi, hogy az egyszerre küldött számlák végösszegeit összedva tartalmazza, illetve tartalmazza (ha be van kapcsolva a kamatszámítás) az előző késedelmes fizetésekhez kapcsolódó kamatot. A számlamelléklet nem adóügyi bizonylat, csak segíti a pontos utalást. A sorok vég a következő ikonokkal találkozunk:

A számla letöltése (Ha több számlát tartalmaz akkor a teljes PDF letöltése, aminek az első oldala a számlamelléklet.) A számla (újra)küldése emailben. A számla klónozása. Ilyenkor a számla tartalmával megegyező tartalmú számla készül el, csak a dátumok aktualizálódnak. A számlát lezárni és kiküldeni manuálisan kell, csak a tételek felvezetése történik meg! A számlához kapcsolódó módosító számla készül el, itt is csak a tételek felvezetése történik meg. Sztornó számla kiállítása. Az eredeti számlával teljesen megegyező, de negatív előjelű számla készül el. Ebben az esetben a teljes folyamat végbe megy, mert a sztornó számla tartalma nem változhat az eredetihez képest. Csak hibás számlázás esetén használandó, ha módosító számlát szeretnénk kiállítani, használjuk az előző ikont. A vevő neve előtt meg fog jelenni a „Sztornó” és a „Sztornózott” előtag. Mindkét számlát kiegyenlítettként jelöl meg! A fizetési határidő oszlop dátumai a fizetési határidő lejárta után kipirosodnak. Az egyes számlákat kiegyenlíteni a „Kifizetett össz.” oszlopban szereplő számra kattintva lehet (A SZO jelzésű számlákat a kis ikonra kattinva egyenlíthetjük ki). Részkiegyenlítéseket is kezel a rendszer. A lista legalján összesítve talájuk az egyes oszlopok értékeit (ahol értelmezhető).

Díjbekérők használata

A Sudoku Pro képes díjbekérőt előállítani, majd a kiegyenlített díjbekérő alapján számlát előállítani. Díjbekérő ismétlődően nem, csak esetileg állítható elő. Új díjbekérő kiállításához navigáljunk a [Számlák]/[Új díjbekérő] menpontra. A megjelenő ablak ismerős lesz, nagyban hasonlít a számla előállításhoz használt ablakhoz, sőt a díjbekérő kiállítása is nagyon hasonlít a számla kiállításához. Először adjuk meg a vevő nevét, a kiállítás napját, a fizetési határidőt és a fizetési módot, a devizanemet és a díjbekérő nyelvét. Ha a fejlécet elkészítettük, kattintsunk a Díjbekérő nyitása és a tételek felvitelének megkezdése gombra. Vezzessük fel a számlánál már ismert módon a tételeket, majd kattintsunk a Díjbekérő lezárása gombra. Ezzel előállítottuk a díjbekérőt. A kiállított díjbekérők a [Számlák]/[Díjbekérők] menüpont alatt tekinthetők meg. A műveleti kis konok megegyeznek a számlákéval. Itt nincs lehetőség részkiegyenlítésre. Ha egy díjbekérőt kiegyenlítettünk, akkor a ikonra kattintva konvertálhatjuk számlává. Ha ez megtörtént, akkor a számlát lezárni és kiküldeni manuálisan kell. (Ha devizás a díjbekérő, akkor alul meg kell adni a devizaárfolyamot, amin az ÁFA átszámítása megtörténik.)

A statisztika értelmezése

A [Statisztika] menüpontban az üzletmenetet jellemő információk olvasható ki, ezzel teljesebb képet kapva a pénzügyi részletekről. A [Statisztika] almenüpontjai és tartalma:

[Ügyfelenként] - itt az ügyfelenkénti kiszámlázott összegeket láthatjuk. A dátum intervallum és a vevő neve szűrhető, a számlák végösszege kereshető. (Dátum mező intervellum beírása: kis ikonra kattintva egy kattintással kijelöljük a kezdő, és egy második kattintással a záró dátumot, tehát mindkettő dátumot ugyanabban a naptár ablakban adjuk meg.) [Termékenként] - A kezelése az előző menüpontéhoz nagyon hasonló, csak itt termékenként rendszerezve találhatjuk az adatokat. [Számlák havi bontásban] - Itt listaszerűen láthatjuk a havi szinten kiállított számlák végösszegeit. [Késedelmi kamat] - Késedelmi kamatok évek szerint. [ÁFA lista] - egy adott időintervallumban kiállított számlák összegei sorba renddezve, ÁFA bevalláshoz. Itt a teljesítés dátuma szerint történik a lekérdezés. PDF-ben is letölthető.

A Dashboard értelmezése